ความท้าทายของการใช้ HR Application ในประเทศไทย และความคาดหวังของพนักงานและองค์กร

ความท้าทายในการใช้ HR Application ในประเทศไทย

1. บุคลากรไม่พร้อมรับการเปลี่ยนแปลง

องค์กรไทยจำนวนมากยังคงยึดติดกับวิธีการทำงานแบบเดิม โดยใช้เอกสารกระดาษหรือไฟล์ Excel ในการจัดการข้อมูลบุคลากร พนักงานบางกลุ่ม โดยเฉพาะผู้ที่มีอายุมากหรือไม่คุ้นเคยกับเทคโนโลยีดิจิทัล มักเกิดความรู้สึกต่อต้านหรือไม่เข้าใจวิธีการใช้ระบบใหม่

ปัญหานี้มักเกิดจากการขาดการอบรมที่เหมาะสมหรือการจัดการการเปลี่ยนแปลง (Change Management) ที่มีประสิทธิภาพ ส่งผลให้การปรับเปลี่ยนสู่ระบบดิจิทัลล่าช้าและไม่ราบรื่น

2. ระบบใช้งานยากหรือไม่ตรงความต้องการ

ซอฟต์แวร์ HR หลายระบบมีความซับซ้อนเกินความจำเป็นสำหรับองค์กรขนาดกลางและขนาดเล็กในประเทศไทย หน้าจอการใช้งานไม่เป็นมิตรกับผู้ใช้ และบางครั้งไม่รองรับภาษาไทยอย่างสมบูรณ์

นอกจากนี้ ระบบที่ไม่สามารถปรับแต่งได้ตามต้องการ (Customization) มักไม่สอดคล้องกับกระบวนการเฉพาะขององค์กรไทย ทำให้ผู้ใช้งานต้องปรับตัวตามระบบแทนที่ระบบจะตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ ซึ่ง HR application จำเป็นต้องปรับตัวในเรื่องการ Customization อย่างมากเพื่อให้ ตอบสนองต่อความต้องการขององค์กรลูกค้า

3. ปัญหาการเชื่อมต่อกับระบบอื่น (Integration)

ข้อมูลด้านทรัพยากรบุคคลมักแยกออกจากระบบอื่นๆ เช่น ระบบบัญชี ระบบวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) หรือระบบเงินเดือน (Payroll) ส่งผลให้เกิดความซ้ำซ้อนในการทำงานและข้อมูล

หลายระบบขาด API หรือความสามารถในการเชื่อมต่อกับซอฟต์แวร์อื่นที่องค์กรใช้งานอยู่ และการย้ายข้อมูลจากระบบเก่า (Legacy System) ไปยังระบบใหม่มักเป็นกระบวนการที่ยุ่งยากและใช้เวลานาน

การกำจัดข้อปัญหานี้ ต้องดำเนินการอย่างชัดเจนในระดับนโยบายของ HR application และระบบ วิธีการทางความปลอดภัยทางไซเบอร์ เนื่องจากเป็นส่วนหนึ่งในการส่งเสริมให้ HR Application สามารถตอบสนองความต้องการของธุรกิจได้อย่างชัดเจน

4. ความกังวลเรื่องความปลอดภัยของข้อมูล (PDPA)

องค์กรหลายแห่งในประเทศไทยยังขาดความมั่นใจว่าแอปพลิเคชัน HR มีระบบรักษาความปลอดภัยที่เพียงพอสำหรับข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงาน

ความเข้าใจที่คลาดเคลื่อนเกี่ยวกับข้อกำหนดของพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (PDPA) ทำให้หลายองค์กรไม่กล้าใช้ระบบคลาวด์หรือเทคโนโลยี AI ในงาน HR นอกจากนี้ ยังมีปัญหาในการจัดการสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลพนักงานอย่างเหมาะสม

5. ข้อจำกัดด้านงบประมาณ

องค์กรขนาดเล็กและขนาดกลาง (SMEs) ในประเทศไทยมักมองว่าซอฟต์แวร์ HR เป็น "ค่าใช้จ่าย" มากกว่า "การลงทุน" ทำให้ไม่ให้ความสำคัญกับการพัฒนาระบบ

ระบบ HR แบบครบวงจรจากต่างประเทศมักมีราคาสูงและมีค่าบำรุงรักษารายปีที่แพง ขณะที่การขาดการคำนวณผลตอบแทนจากการลงทุน (ROI) ที่ชัดเจนทำให้ผู้บริหารไม่เห็นความคุ้มค่าและไม่อนุมัติงบประมาณ

การให้ความสำคัญ และความสมดุลเรื่องราคาเป็นเรื่องที่จำเป็นอย่างยิ่งต่อการผลักดันการใช้งานของระบบ ที่ไม่กลายเป็นภาระของลูกค้า นั่นคือ การสร้างบริการหลังการขายที่รวดเร็ว และ ปฏิบัติลูกค้าอย่างดี

6. การขาดความรู้ด้านการวิเคราะห์ข้อมูล (Data Analytics)

แม้หลายองค์กรจะมีระบบเก็บข้อมูล HR แต่ยังขาดบุคลากรที่มีความสามารถในการตีความหรือวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อนำไปใช้ประโยชน์จริง

ทีม HR ในประเทศไทยส่วนใหญ่ยังขาดทักษะด้าน People Analytics และองค์กรมักไม่มีเครื่องมือแสดงผลข้อมูลแบบภาพ (Visualization) หรือแดชบอร์ดที่ช่วยให้เข้าใจข้อมูลได้ง่าย ซึ่งเป็นส่วนสำคัญต่อขอบเขตและความรู้ของ ทีม HR

พฤติกรรมและความคาดหวังที่เปลี่ยนไปของพนักงานและองค์กร

1. ประสบการณ์แบบผู้บริโภคและความง่ายในการใช้งาน

พนักงานในปัจจุบันคาดหวังว่าระบบ HR ภายในจะมีมาตรฐานการใช้งานใกล้เคียงกับแอปพลิเคชันผู้บริโภคที่ใช้ในชีวิตประจำวัน ความต้องการนี้ประกอบด้วย:

• อินเทอร์เฟซที่ทันสมัยและใช้งานง่าย

• ระบบที่พร้อมใช้งานตลอด 24 ชั่วโมง

• การเข้าถึงข้อมูลและบริการได้ด้วยตนเอง

หาก HR Application มีการออกแบบ UX/UI ที่ดี จะช่วยเพิ่มความผูกพันของพนักงานในการมีส่วนร่วมกับกิจกรรมต่างๆ ขององค์กร ผลสำรวจระบุว่า 87% ของฝ่าย HR วางแผนเพิ่มงบประมาณด้านเทคโนโลยีเพื่อยกระดับประสบการณ์ของพนักงาน

2. การทำงานแบบยืดหยุ่น - รองรับพนักงานรีโมตและไฮบริด

วัฒนธรรมการทำงานแบบรีโมตและไฮบริดกลายเป็นมาตรฐานใหม่ ทำให้องค์กรต้องปรับตัวในหลายด้าน:

• การเลือกใช้ HR Application ที่รองรับการเข้าถึงจากภายนอกสำนักงานอย่างปลอดภัย

• การพัฒนาระบบที่สนับสนุนการทำงานร่วมกันจากระยะไกล

• การปรับกระบวนการ HR ให้เป็นดิจิทัลเต็มรูปแบบ

ข้อมูลจาก ADP ระบุว่าสัดส่วนพนักงานที่ทำงานข้ามภูมิภาคเพิ่มขึ้นเป็นกว่า 31% หลังจากการเปลี่ยนแปลงรูปแบบการทำงาน องค์กรที่ปรับตัวได้ดีกับเทรนด์นี้จะสามารถดึงดูดและรักษาพนักงานได้ดีกว่า

3. ความสำคัญของการพัฒนาและเรียนรู้อย่างต่อเนื่อง

เนื่องจากเทคโนโลยีและรูปแบบธุรกิจเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว การพัฒนาทักษะจึงมีความสำคัญต่อความสำเร็จขององค์กร:

• พนักงานคาดหวังโอกาสในการเรียนรู้และพัฒนาทักษะใหม่ (Upskilling/Reskilling)

• องค์กรต้องลงทุนในระบบการเรียนรู้ที่มีประสิทธิภาพ

• HR Application ที่มีระบบการจัดการเรียนรู้ที่ดีเป็นที่ต้องการสูง

ผลการสำรวจของ Gartner พบว่า 60% ของพนักงานรู้สึกว่าตนไม่ได้รับการฝึกอบรมภาคปฏิบัติที่เพียงพอ แนวคิดการจัดการทรัพยากรบุคคลโดยใช้ทักษะเป็นพื้นฐาน (Skills-based HR) กำลังได้รับความนิยมเพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง

4. การให้ความสำคัญกับความเป็นอยู่ที่ดีและคุณค่าของพนักงาน

พนักงานยุคใหม่ให้ความสำคัญกับองค์กรที่ใส่ใจสุขภาวะและคุณค่าความหมายในงาน HR Application สามารถสนับสนุนแนวคิดนี้ผ่าน:

• โมดูลติดตามสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงาน (Work-Life Balance)

• ระบบสำรวจความพึงพอใจแบบเรียลไทม์ (Pulse Survey)

• แพลตฟอร์มสวัสดิการที่ยืดหยุ่น

จากการศึกษาของ MetLife พบว่าหากพนักงานรู้สึกว่าองค์กรใส่ใจดูแล โอกาสที่พนักงานจะมีความผูกพันกับงานจะเพิ่มขึ้นถึง 92% และโอกาสที่จะภักดีต่อองค์กรเพิ่มขึ้น 65%

5. ความโปร่งใสและจริยธรรมในการใช้เทคโนโลยี

ความคาดหวังด้านความโปร่งใสและจริยธรรมในการใช้เทคโนโลยี HR เพิ่มสูงขึ้น โดยประเด็นสำคัญประกอบด้วย:

• การใช้ AI อย่างมีความรับผิดชอบในกระบวนการสรรหาบุคลากร

• การคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงาน

• ความโปร่งใสด้านค่าตอบแทนและการพัฒนาความก้าวหน้าในสายอาชีพ

หลายเมืองและประเทศออกกฎหมายที่กำหนดให้องค์กรที่ใช้ระบบคัดกรองผู้สมัครอัตโนมัติต้องผ่านการตรวจสอบว่าปราศจากอคติและต้องเปิดเผยข้อมูลตามที่ผู้สมัครร้องขอ

6. กรณีศึกษาจากองค์กรในไทย

องค์กรขนาดใหญ่ในประเทศไทยหลายแห่งได้เริ่มใช้ระบบ HR ชั้นนำระดับโลก เช่น Workday, SuccessFactors หรือระบบของไทยเช่น Humanica แต่ยังพบปัญหาในการฝึกอบรมพนักงานให้ใช้ระบบได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ส่วนองค์กรขนาดกลางและขนาดเล็ก (SMEs) ส่วนใหญ่มักเริ่มต้นด้วยระบบจัดการทรัพยากรบุคคล (HRM) หรือระบบเงินเดือน (Payroll) เท่านั้น โดยยังไม่ได้ขยายการใช้งานไปสู่ระบบการจัดการผลการปฏิบัติงาน (Performance) การเรียนรู้ (Learning) หรือการสร้างความผูกพันของพนักงาน (Engagement)