ความท้าทายของการใช้ HR Application ในประเทศไทย และความคาดหวังของพนักงานและองค์กร
ความท้าทายในการใช้ HR Application ในประเทศไทย
1. บุคลากรไม่พร้อมรับการเปลี่ยนแปลง
องค์กรไทยจำนวนมากยังคงยึดติดกับวิธีการทำงานแบบเดิม โดยใช้เอกสารกระดาษหรือไฟล์ Excel ในการจัดการข้อมูลบุคลากร พนักงานบางกลุ่ม โดยเฉพาะผู้ที่มีอายุมากหรือไม่คุ้นเคยกับเทคโนโลยีดิจิทัล มักเกิดความรู้สึกต่อต้านหรือไม่เข้าใจวิธีการใช้ระบบใหม่
ปัญหานี้มักเกิดจากการขาดการอบรมที่เหมาะสมหรือการจัดการการเปลี่ยนแปลง (Change Management) ที่มีประสิทธิภาพ ส่งผลให้การปรับเปลี่ยนสู่ระบบดิจิทัลล่าช้าและไม่ราบรื่น
2. ระบบใช้งานยากหรือไม่ตรงความต้องการ
ซอฟต์แวร์ HR หลายระบบมีความซับซ้อนเกินความจำเป็นสำหรับองค์กรขนาดกลางและขนาดเล็กในประเทศไทย หน้าจอการใช้งานไม่เป็นมิตรกับผู้ใช้ และบางครั้งไม่รองรับภาษาไทยอย่างสมบูรณ์
นอกจากนี้ ระบบที่ไม่สามารถปรับแต่งได้ตามต้องการ (Customization) มักไม่สอดคล้องกับกระบวนการเฉพาะขององค์กรไทย ทำให้ผู้ใช้งานต้องปรับตัวตามระบบแทนที่ระบบจะตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ ซึ่ง HR application จำเป็นต้องปรับตัวในเรื่องการ Customization อย่างมากเพื่อให้ ตอบสนองต่อความต้องการขององค์กรลูกค้า
3. ปัญหาการเชื่อมต่อกับระบบอื่น (Integration)
ข้อมูลด้านทรัพยากรบุคคลมักแยกออกจากระบบอื่นๆ เช่น ระบบบัญชี ระบบวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) หรือระบบเงินเดือน (Payroll) ส่งผลให้เกิดความซ้ำซ้อนในการทำงานและข้อมูล
หลายระบบขาด API หรือความสามารถในการเชื่อมต่อกับซอฟต์แวร์อื่นที่องค์กรใช้งานอยู่ และการย้ายข้อมูลจากระบบเก่า (Legacy System) ไปยังระบบใหม่มักเป็นกระบวนการที่ยุ่งยากและใช้เวลานาน
การกำจัดข้อปัญหานี้ ต้องดำเนินการอย่างชัดเจนในระดับนโยบายของ HR application และระบบ วิธีการทางความปลอดภัยทางไซเบอร์ เนื่องจากเป็นส่วนหนึ่งในการส่งเสริมให้ HR Application สามารถตอบสนองความต้องการของธุรกิจได้อย่างชัดเจน
4. ความกังวลเรื่องความปลอดภัยของข้อมูล (PDPA)
องค์กรหลายแห่งในประเทศไทยยังขาดความมั่นใจว่าแอปพลิเคชัน HR มีระบบรักษาความปลอดภัยที่เพียงพอสำหรับข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงาน
ความเข้าใจที่คลาดเคลื่อนเกี่ยวกับข้อกำหนดของพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (PDPA) ทำให้หลายองค์กรไม่กล้าใช้ระบบคลาวด์หรือเทคโนโลยี AI ในงาน HR นอกจากนี้ ยังมีปัญหาในการจัดการสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลพนักงานอย่างเหมาะสม
5. ข้อจำกัดด้านงบประมาณ
องค์กรขนาดเล็กและขนาดกลาง (SMEs) ในประเทศไทยมักมองว่าซอฟต์แวร์ HR เป็น "ค่าใช้จ่าย" มากกว่า "การลงทุน" ทำให้ไม่ให้ความสำคัญกับการพัฒนาระบบ
ระบบ HR แบบครบวงจรจากต่างประเทศมักมีราคาสูงและมีค่าบำรุงรักษารายปีที่แพง ขณะที่การขาดการคำนวณผลตอบแทนจากการลงทุน (ROI) ที่ชัดเจนทำให้ผู้บริหารไม่เห็นความคุ้มค่าและไม่อนุมัติงบประมาณ
การให้ความสำคัญ และความสมดุลเรื่องราคาเป็นเรื่องที่จำเป็นอย่างยิ่งต่อการผลักดันการใช้งานของระบบ ที่ไม่กลายเป็นภาระของลูกค้า นั่นคือ การสร้างบริการหลังการขายที่รวดเร็ว และ ปฏิบัติลูกค้าอย่างดี
6. การขาดความรู้ด้านการวิเคราะห์ข้อมูล (Data Analytics)
แม้หลายองค์กรจะมีระบบเก็บข้อมูล HR แต่ยังขาดบุคลากรที่มีความสามารถในการตีความหรือวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อนำไปใช้ประโยชน์จริง
ทีม HR ในประเทศไทยส่วนใหญ่ยังขาดทักษะด้าน People Analytics และองค์กรมักไม่มีเครื่องมือแสดงผลข้อมูลแบบภาพ (Visualization) หรือแดชบอร์ดที่ช่วยให้เข้าใจข้อมูลได้ง่าย ซึ่งเป็นส่วนสำคัญต่อขอบเขตและความรู้ของ ทีม HR
พฤติกรรมและความคาดหวังที่เปลี่ยนไปของพนักงานและองค์กร
1. ประสบการณ์แบบผู้บริโภคและความง่ายในการใช้งาน
พนักงานในปัจจุบันคาดหวังว่าระบบ HR ภายในจะมีมาตรฐานการใช้งานใกล้เคียงกับแอปพลิเคชันผู้บริโภคที่ใช้ในชีวิตประจำวัน ความต้องการนี้ประกอบด้วย:
อินเทอร์เฟซที่ทันสมัยและใช้งานง่าย
ระบบที่พร้อมใช้งานตลอด 24 ชั่วโมง
การเข้าถึงข้อมูลและบริการได้ด้วยตนเอง
หาก HR Application มีการออกแบบ UX/UI ที่ดี จะช่วยเพิ่มความผูกพันของพนักงานในการมีส่วนร่วมกับกิจกรรมต่างๆ ขององค์กร ผลสำรวจระบุว่า 87% ของฝ่าย HR วางแผนเพิ่มงบประมาณด้านเทคโนโลยีเพื่อยกระดับประสบการณ์ของพนักงาน
2. การทำงานแบบยืดหยุ่น - รองรับพนักงานรีโมตและไฮบริด
วัฒนธรรมการทำงานแบบรีโมตและไฮบริดกลายเป็นมาตรฐานใหม่ ทำให้องค์กรต้องปรับตัวในหลายด้าน:
การเลือกใช้ HR Application ที่รองรับการเข้าถึงจากภายนอกสำนักงานอย่างปลอดภัย
การพัฒนาระบบที่สนับสนุนการทำงานร่วมกันจากระยะไกล
การปรับกระบวนการ HR ให้เป็นดิจิทัลเต็มรูปแบบ
ข้อมูลจาก ADP ระบุว่าสัดส่วนพนักงานที่ทำงานข้ามภูมิภาคเพิ่มขึ้นเป็นกว่า 31% หลังจากการเปลี่ยนแปลงรูปแบบการทำงาน องค์กรที่ปรับตัวได้ดีกับเทรนด์นี้จะสามารถดึงดูดและรักษาพนักงานได้ดีกว่า
3. ความสำคัญของการพัฒนาและเรียนรู้อย่างต่อเนื่อง
เนื่องจากเทคโนโลยีและรูปแบบธุรกิจเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว การพัฒนาทักษะจึงมีความสำคัญต่อความสำเร็จขององค์กร:
พนักงานคาดหวังโอกาสในการเรียนรู้และพัฒนาทักษะใหม่ (Upskilling/Reskilling)
องค์กรต้องลงทุนในระบบการเรียนรู้ที่มีประสิทธิภาพ
HR Application ที่มีระบบการจัดการเรียนรู้ที่ดีเป็นที่ต้องการสูง
ผลการสำรวจของ Gartner พบว่า 60% ของพนักงานรู้สึกว่าตนไม่ได้รับการฝึกอบรมภาคปฏิบัติที่เพียงพอ แนวคิดการจัดการทรัพยากรบุคคลโดยใช้ทักษะเป็นพื้นฐาน (Skills-based HR) กำลังได้รับความนิยมเพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง
4. การให้ความสำคัญกับความเป็นอยู่ที่ดีและคุณค่าของพนักงาน
พนักงานยุคใหม่ให้ความสำคัญกับองค์กรที่ใส่ใจสุขภาวะและคุณค่าความหมายในงาน HR Application สามารถสนับสนุนแนวคิดนี้ผ่าน:
โมดูลติดตามสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงาน (Work-Life Balance)
ระบบสำรวจความพึงพอใจแบบเรียลไทม์ (Pulse Survey)
แพลตฟอร์มสวัสดิการที่ยืดหยุ่น
จากการศึกษาของ MetLife พบว่าหากพนักงานรู้สึกว่าองค์กรใส่ใจดูแล โอกาสที่พนักงานจะมีความผูกพันกับงานจะเพิ่มขึ้นถึง 92% และโอกาสที่จะภักดีต่อองค์กรเพิ่มขึ้น 65%
5. ความโปร่งใสและจริยธรรมในการใช้เทคโนโลยี
ความคาดหวังด้านความโปร่งใสและจริยธรรมในการใช้เทคโนโลยี HR เพิ่มสูงขึ้น โดยประเด็นสำคัญประกอบด้วย:
การใช้ AI อย่างมีความรับผิดชอบในกระบวนการสรรหาบุคลากร
การคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงาน
ความโปร่งใสด้านค่าตอบแทนและการพัฒนาความก้าวหน้าในสายอาชีพ
หลายเมืองและประเทศออกกฎหมายที่กำหนดให้องค์กรที่ใช้ระบบคัดกรองผู้สมัครอัตโนมัติต้องผ่านการตรวจสอบว่าปราศจากอคติและต้องเปิดเผยข้อมูลตามที่ผู้สมัครร้องขอ
6. กรณีศึกษาจากองค์กรในไทย
องค์กรขนาดใหญ่ในประเทศไทยหลายแห่งได้เริ่มใช้ระบบ HR ชั้นนำระดับโลก เช่น Workday, SuccessFactors หรือระบบของไทยเช่น Humanica แต่ยังพบปัญหาในการฝึกอบรมพนักงานให้ใช้ระบบได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ส่วนองค์กรขนาดกลางและขนาดเล็ก (SMEs) ส่วนใหญ่มักเริ่มต้นด้วยระบบจัดการทรัพยากรบุคคล (HRM) หรือระบบเงินเดือน (Payroll) เท่านั้น โดยยังไม่ได้ขยายการใช้งานไปสู่ระบบการจัดการผลการปฏิบัติงาน (Performance) การเรียนรู้ (Learning) หรือการสร้างความผูกพันของพนักงาน (Engagement)
สาระน่ารู้ที่เกี่ยวข้อง
